Чек-лист эффективного воркшопа по итогам исследования вовлеченности сотрудников

Эксперты AXES проводят 100+ воркшопов в год, еще больше помогают клиентам организовать самостоятельно, консультируя по различным вопросам, но есть неизменные правила.

Чтобы воркшоп стал эффективным, а его организация не пугала, мы собрали основные пункты в готовый инструмент для HR и руководителей. Чек-лист поможет структурировать подготовку, проведение и реализацию воркшопа. Поможет сфокусироваться на корневых проблемах, зонах ответственности и критериях успеха — от брифинга с топами до мониторинга плана.

1. Первое лицо — топ-руководитель или руководитель подразделения — ознакомлен с результатами, понимает их ценность для бизнеса, имеет конструктивную позицию: готов, как минимум, попробовать поработать с вовлеченностью.

2. Сформулированы конкретные и понятные цели воркшопа: их знают все участники мероприятия.

3. Обозначены сотрудники, ответственные за процесс организации воркшопа. Они проинформированы о необходимом оборудовании и подтвердили готовность его предоставить.

4. Определена структура работы:

a. Количество необходимых встреч

b. Участники — топы или линейные руководители

с. Длительность всего цикла проводимых мероприятий. Нужно определить заранее на какой период должен быть разработан план (n-месяцев или календарный/финансовый/производственный год)

5. Участники подтвердили время и дату встречи, проинформированы о ее продолжительности. Воркшопы как правило длятся от 3-х часов и это не должно стать сюрпризом для них.

6. Проведен брифинг между модераторами и первым лицом бизнеса: ожидания от воркшопа сверены, роли определены.

7. Разработан четкий план воркшопа: указан тайминг и расписаны задачи на каждый этап. Подготовлены шаблоны и материалы:

a. В материалы важно включить все вводные, которые должны знать участники воркшопа, а также сформулировать задания.

b. В упрощенном виде шаблон для работы на самом воркшопе может включать следующие колонки для заполнения:

• Проблема (сформулированная в терминах причин)
• Мероприятие (предложение по решению проблемы)
• Ответственный (по каждому мероприятию должен быть один ответственный. Когда ответственных несколько, по факту, не отвечает никто)
• Сроки
• Ожидаемый результат (что должно изменить мероприятие, как можно оценить, измерить его эффективность)

8. Определен сотрудник, курирующий дальнейшую работу с результатами воркшопов.

1. Присутствуют ключевые участники: первое лицо бизнеса, эксперт по работе с вовлеченностью от HR, сотрудники, которые могут предлагать конструктивные решения и брать на себя ответственность за выполнение конкретных задач.

2. Есть модератор встречи: внутренний эксперт или внешний консультант.

3. Участники понимают, что предлагаемые мероприятия должны соответствовать их зоне ответственности, то есть выполняться ими (их подразделением или на их уровне управления).

a. План не сработает, если все его мероприятия закреплены за одним ответственным или за бизнес-единицами, не присутствующими на встрече.

б. Обсудить, кто из их коллег и в каком формате может быть привлечен к реализации мероприятий, какие ресурсы потребуются.

4. Сформирован предварительный план дальнейших мероприятий с указанием ответственных, примерных сроков и критериев оценки результативности (обязательно измеримых).

5. Согласованы ключевые даты, в которые будут утверждены планы (или другие результаты) по итогам воркшопа (дата следующей встречи, проставления итоговых сроков каждого мероприятия, его этапов и т. д.).

1. Проведена встреча для финализации плана. На этой встрече подтверждаются и принимаются конкретные шаги, ответственные лица и сроки.

2. Проведено информирование по итогам воркшопов.

a. Для ответственных из плана: поставлены задачи, обозначены ресурсы и полномочия для их выполнения.

б. Для сотрудников: проведены встречи или доведена в другом виде информация о том, что и почему было запланировано.

3. Определены формат и сроки информирования сотрудников по результатам внедряемых мероприятий. Если мероприятия являются долгосрочными, то их можно поделить на этапы, каждый из которых будет иметь измеримый результат. Периодическое информирование сотрудников, в таком случае, позволит избежать длительных перерывов в коммуникации и ощущения, что мероприятие «легло в стол».