Большинство наших клиентов вынужденно перевели своих сотрудников на удаленную работу. Сжатые сроки привели к необходимости оперативного внедрения нового формата работы и взаимодействия между сотрудниками. Сейчас, когда сотрудники привыкают к удаленной работе и все процессы постепенно отлаживаются, мы слышим от HR-специалистов похожие вопросы. Давайте попробуем в них разобраться.

Вовлеченность будет расти. Лояльность к компании и готовность приложить дополнительные усилия — все это повышается в турбулентные времена. Конечно, при условии, что менеджмент компании ведет себя правильно.

Действительно, тревога и негативные настроения будут нарастать, но это про удовлетворенность. Что касается стресса, то этот фактор будет ухудшаться, но, если не оставлять сотрудников в бездействии и дать им возможность нивелировать тревогу через работу, то все будет хорошо. Уровень тревожности также можно регулировать, если вовремя говорить с сотрудниками.

Мало коммуницируют. Из кризиса в кризис мы наблюдаем похожую ситуацию: на сотрудников валится поток негативных новостей, они растеряны, с надеждой смотрят на высшее руководство, иногда, набравшись смелости, спрашивают: «Ну, что там? Когда все это закончится? Какие наши действия?» И в ответ получают: «Подождите, мы пока сами не разобрались. Пока не можем сказать ничего определенного. Будет что сказать — скажем». Но когда у топ-менеджмента возникает ясность и понимание что сказать, оказывается, что время упущено — всё уже заполнилось слухами и домыслами. Сотрудники сами нашли себе объяснения, часто самые нелепые и пессимистичные.

Паникуют и совершают похожие ошибки. Негативный информационный фон и необходимость сокращения издержек (чаще всего ФОТ), а порой и сокращение самих сотрудников, повышают уровень стресса. Решение традиционное: меньше читать новости, больше работать и заниматься спортом.

Мы также советуем уделять большее внимание эмоциональному настроению сотрудников, дабы чувство беспокойства не привело к снижению продуктивности и вовлеченности персонала. Для этого компании делают следующее:

• Чаще коммуницируют с сотрудниками. Наши клиенты отмечают, что минимум 1 раз в 2 недели происходит коммуникация о текущем положении дел в компании, о происходящих изменениях/ нововведениях, о полезных источниках для дистанционного обучения и т. д.

• Если «в мирное время» часто можно было услышать: «Сотрудников лучше не дергать лишний раз», то сейчас то время, когда работники хотят знать, что происходит в компании, когда как раз никто не против, чтобы его «подергали». Неудивительно, что растет популярность пульс-опросов как дополнительного канала коммуникации с сотрудниками. Со своей стороны, мы предлагаем в таких опросах не только задавать вопросы, но и давать дополнительные информационные месседжи сотрудникам.

• Например, работник отмечает, что ему не хватает информации о принципах работы бухгалтерии при удаленном формате — на следующей странице анкеты появляется данная информация. Или как насчет обращения от лица генерального директора компании в конце опроса? — и обратную связь от сотрудников собрали, и персонал проинформировали.

• Проводят онлайн-конференции для синхронизации общего понимания. Как никогда важно подключать сотрудников к стратегическим сессиям/ обсуждению задач, что помогает в формировании причастности. Ощущение вклада в общее дело — это то, что позволяет удаленщику, даже находясь дома, чувствовать себя частью большой (ну или не очень) компании.

• Проводят дополнительное обучение сотрудников по вопросам безопасности. К сожалению, всегда есть те, кто хочет нажиться на проблемах других — активизировались злоумышленники, растет количество «сливов» конфиденциальной информации. Например, записи тысячи видеоконференций в Zoom появились на YouTube.

• Организуют профессиональные онлайн-сообщества. В офисе часть рабочего времени уделяется общению коллег. И далеко не всегда, как привыкли думать многие, эти разговоры посвящены обсуждению личных проблем. Из мини-обсуждений, коротких диалогов, реплик, обмена опытом, взглядами и идеями в офисе формируется профессиональная среда, которая побуждает людей мыслить над нестандартными задачами. На удаленке такое общение сведено к минимуму.

• Поэтому зарубежные компании активно создают мини-группы или онлайн-сообщества, где сотрудники объединены по профессиональным интересам или по отделам. Тему для дискуссии может задать руководитель. Кстати, у AXES Management есть готовая платформа для подобных онлайн-сообществ.

• Как насчет дополнительной системы мониторинга результатов, например, в формате светофора? Сейчас растет значимость функций контроля, а элементы геймификации всегда хороши: зеленым выделяют уже сделанные проекты, желтым — проекты в процессе, а красным — просроченные проекты. Сотрудники не хотят находиться в красной зоне с учетом общей доступности информации. За рубежом популярны альтернативные варианты систем: матрица победителей (winning matrix). Это таблица ключевых показателей, которая «подстегивает» сотрудников быть первым. Так работает дополнительная мотивация, которая придает ускорение действиям команды.

Наиболее популярная платформа среди наших клиентов — Zoom. Однако, вопросы безопасности и конфиденциальности этой платформы в настоящее время заставляют задуматься об альтернативных вариантах:

• Для мозговых штурмов: Miro.
• Для отслеживания задач: Trello.
• Для оперативного обсуждения: WhatsApp, Slack и Telegram.
• Для видеоконференций: Mind, BlueJeans, Proficonf, Skype.

Наши исследования показывают, что истоки проблем часто не в формате работы, а в системных проблемах менеджмента, которые обостряются на удаленке. То есть проблемы прежде всего связаны не с работниками, а с действиями менеджмента и их восприятием (порой и с отсутствием действий).

При благоприятном менеджменте эффективность удаленной работы может быть даже выше, чем при работе в офисе. Растет лояльность сотрудников (нехватка баланса между работой и личной жизнью — частая причина увольнений), повышается эффективность сотрудников из-за сокращения количества лишних коммуникаций в офисе и многое другое. Удаленная работа — не зло, а действительность, к которой можно приспособиться и которой можно эффективно управлять.

Многие воспринимают COVID-19 как непредсказуемую угрозу. Но так ли это? За последние десятилетия мы сталкивались с различными типами эпидемий, и текущая — все же не пресловутый «чёрный лебедь», сформулированный Нассимом Талебом. Опыт Китая показывает, что выход есть. А удаленная работа — это своего рода тест на адаптивность вашей компании к изменениям, умение лидера организовывать эффективные процессы и мотивировать команду. Пройдя его, компания откроет для себя новые возможности.

И помните, AXES всегда готов помочь вам наладить диалог с сотрудниками и выстроить процессы эффективной удаленной работы. Для этого можно воспользоваться нашими готовым решением: пульс-опросы в период кризиса (есть возможность бесплатного участия).

Мы с вами!