Шесть часто задаваемых вопросов от HR в период пандемии

Большинство наших клиентов вынужденно перевели своих сотрудников на удаленную работу. Сжатые сроки привели к необходимости оперативного внедрения нового формата работы и взаимодействия между сотрудниками. Сейчас, когда сотрудники привыкают к удаленной работе и все процессы постепенно отлаживаются, мы слышим от HR-специалистов похожие вопросы. Давайте попробуем в них разобраться.


1. Что будет с вовлеченностью сотрудников?


Вовлеченность будет расти. Лояльность к компании и готовность приложить дополнительные усилия – все это повышается в турбулентные времена. Конечно, при условии, что менеджмент компании ведет себя правильно.


2. А как же тревога и негатив?


Действительно, тревога и негативные настроения будут нарастать, но это про удовлетворенность. Что касается стресса, то этот фактор будет ухудшаться, но, если не оставлять сотрудников в бездействии и дать им возможность нивелировать тревогу через работу, то все будет хорошо. Уровень тревожности также можно регулировать, если вовремя говорить с сотрудниками.


3. Этот кризис не первый, по опыту предыдущих кризисов: Какую самую большую ошибку делают топ-менеджеры при работе с персоналом в кризис?


Мало коммуницируют. Из кризиса в кризис мы наблюдаем похожую ситуацию: на сотрудников валится поток негативных новостей, они растеряны, с надеждой смотрят на высшее руководство, иногда, набравшись смелости, спрашивают: «Ну, что там? Когда все это закончится? Какие наши действия?» И в ответ получают: «Подождите, мы пока сами не разобрались. Пока не можем сказать ничего определенного. Будет что сказать – скажем». Но когда у топ-менеджмента возникает ясность и понимание что сказать, оказывается, что время упущено – всё уже заполнилось слухами и домыслами. Сотрудники сами нашли себе объяснения, часто самые нелепые и пессимистичные.


4. Как справляются с кризисом другие компании?


Паникуют и совершают похожие ошибки. Негативный информационный фон и необходимость сокращения издержек (чаще всего ФОТ), а порой и сокращение самих сотрудников, повышают уровень стресса. Решение традиционное: меньше читать новости, больше работать и заниматься спортом.

Мы также советуем уделять большее внимание эмоциональному настроению сотрудников, дабы чувство беспокойства не привело к снижению продуктивности и вовлеченности персонала. Для этого компании делают следующее:

  • Чаще коммуницируют с сотрудниками. Наши клиенты отмечают, что минимум 1 раз в 2 недели происходит коммуникация о текущем положении дел в компании, о происходящих изменениях/ нововведениях, о полезных источниках для дистанционного обучения и т.д. Если «в мирное время» часто можно было услышать: «Сотрудников лучше не дергать лишний раз», то сейчас то время, когда работники хотят знать, что происходит в компании, когда как раз никто не против, чтобы его «подергали». Неудивительно, что растет популярность пульс-опросов как дополнительного канала коммуникации с сотрудниками. Со своей стороны, мы предлагаем в таких опросах не только задавать вопросы, но и давать дополнительные информационные месседжи сотрудникам. Например, работник отмечает, что ему не хватает информации о принципах работы бухгалтерии при удаленном формате – на следующей странице анкеты появляется данная информация. Или как насчет обращения от лица генерального директора компании в конце опроса? – и обратную связь от сотрудников собрали, и персонал проинформировали.
  • Проводят онлайн-конференции для синхронизации общего понимания. Как никогда важно подключать сотрудников к стратегическим сессиям/ обсуждению задач, что помогает в формировании причастности. Ощущение вклада в общее дело – это то, что позволяет удаленщику, даже находясь дома, чувствовать себя частью большой (ну или не очень) компании.
  • Проводят дополнительное обучение сотрудников по вопросам безопасности. К сожалению, всегда есть те, кто хочет нажиться на проблемах других – активизировались злоумышленники, растет количество «сливов» конфиденциальной информации. Например, записи тысячи видеоконференций в Zoom появились на YouTube.
  • Организуют профессиональные онлайн-сообщества. В офисе часть рабочего времени уделяется общению коллег. И далеко не всегда, как привыкли думать многие, эти разговоры посвящены обсуждению личных проблем. Из мини-обсуждений, коротких диалогов, реплик, обмена опытом, взглядами и идеями в офисе формируется профессиональная среда, которая побуждает людей мыслить над нестандартными задачами. На удаленке такое общение сведено к минимуму. Поэтому зарубежные компании активно создают мини-группы или онлайн-сообщества, где сотрудники объединены по профессиональным интересам или по отделам. Тему для дискуссии может задать руководитель. Кстати, у AXES Management есть готовая платформа для подобных онлайн-сообществ.
  • Как насчет дополнительной системы мониторинга результатов, например, в формате светофора? Сейчас растет значимость функций контроля, а элементы геймификации всегда хороши: зеленым выделяют уже сделанные проекты, желтым – проекты в процессе, а красным – просроченные проекты. Сотрудники не хотят находиться в красной зоне с учетом общей доступности информации. За рубежом популярны альтернативные варианты систем: матрица победителей (winning matrix). Это таблица ключевых показателей, которая «подстегивает» сотрудников быть первым. Так работает дополнительная мотивация, которая придает ускорение действиям команды.

5. Какие платформы сейчас лучше всего использовать для общения?


Наиболее популярная платформа среди наших клиентов – Zoom. Однако, вопросы безопасности и конфиденциальности этой платформы в настоящее время заставляют задуматься об альтернативных вариантах:
  • Для мозговых штурмов: Miro.
  • Для отслеживания задач: Trello.
  • Для оперативного обсуждения: WhatsApp, Slack и Telegram.
  • Для видеоконференций: Mind, BlueJeans, Proficonf, Skype.

6. Удаленная работа – это зло?


Наши исследования показывают, что истоки проблем часто не в формате работы, а в системных проблемах менеджмента, которые обостряются на удаленке. То есть проблемы прежде всего связаны не с работниками, а с действиями менеджмента и их восприятием (порой и с отсутствием действий).
При благоприятном менеджменте эффективность удаленной работы может быть даже выше, чем при работе в офисе. Растет лояльность сотрудников (нехватка баланса между работой и личной жизнью – частая причина увольнений), повышается эффективность сотрудников из-за сокращения количества лишних коммуникаций в офисе и многое другое. Удаленная работа – не зло, а действительность, к которой можно приспособиться и которой можно эффективно управлять.


ЭПИЛОГ


Многие воспринимают COVID-19 как непредсказуемую угрозу. Но так ли это? За последние десятилетия мы сталкивались с различными типами эпидемий, и текущая — все же не пресловутый «чёрный лебедь», сформулированный Нассимом Талебом. Опыт Китая показывает, что выход есть. А удаленная работа — это своего рода тест на адаптивность вашей компании к изменениям, умение лидера организовывать эффективные процессы и мотивировать команду. Пройдя его, компания откроет для себя новые возможности.

И помните, AXES всегда готов помочь вам наладить диалог с сотрудниками и выстроить процессы эффективной удаленной работы. Для этого можно воспользоваться нашими готовым решением: пульс-опросы в период кризиса (есть возможность бесплатного участия).

Мы с вами!

Вероника Чибисова
Вероника Чибисова
Руководитель направления корпоративных исследований
Читать другие статьи